Au cœur des activités commerciales dans les États membres du traité OHADA (Organisation pour l'Harmonisation en Afrique du Droit des Affaires), se trouve un ensemble essentiel d'obligations juridiques, fiscales et sociales qui attendent tout entrepreneur décidant de s'engager professionnellement dans ce domaine.
Dès le commencement de leur parcours entrepreneurial, les acteurs du commerce doivent se conformer à ces règles strictes. L'immatriculation au registre de commerce constitue une première et fondamentale étape juridique, tandis que la déclaration de leur activité à l'administration fiscale et à la Caisse Nationale de Prévoyance Sociale représente des obligations fiscales et sociales incontournables.
En outre, pendant toute la durée de l'activité, toutes les modifications apportées ou la cessation d'activités doivent être signalées aux mêmes administrations compétentes.
En quoi consiste l’immatriculation au registre de commerce et du crédit mobilier ?
L'immatriculation au registre de commerce et du crédit mobilier (RCCM) est une formalité administrative obligatoire par laquelle une personne physique ou morale déclare son existence et son activité commerciale. Cela se fait en enregistrant les renseignements relatifs à l'entité au RCCM, qui est un registre officiel. Cette immatriculation est personnelle et unique et agit comme l'acte de naissance de l'entité commerciale.
Qui est la personne physique ou morale concernée par cette obligation ?
Cela concerne les personnes physiques ayant la qualité de commerçant, ainsi que les sociétés commerciales telles que la SNC (Société en Nom Collectif), la SARL (Société à Responsabilité Limitée), la SA (Société Anonyme) et la SCS (Société en Commandite Simple) qui ont leur siège sur le territoire d'un État membre de l'espace OHADA (Organisation pour l'Harmonisation en Afrique du Droit des Affaires), à l'exception de la société en participation (SEP).
Les sociétés commerciales dans lesquelles l'État ou une personne morale de droit public est associée, comme les sociétés nationales et les sociétés d'économie mixte, doivent également procéder à cette immatriculation.
Qui est exclu de cette catégorie ?
A l’encontre des personnes citées plus haut, l'entreprenant (une personne exerçant une activité commerciale en son nom propre sans créer de société), n'est pas soumis à une immatriculation au RCCM. Au lieu de cela, il effectue une déclaration d'activité, ce qui simplifie les formalités qu’il doit effectuer.
Quand est-ce que l'immatriculation doit-elle se faire ?
L'immatriculation au Registre de Commerce et du Crédit Mobilier (RCCM) doit se faire dans le mois suivant la création de l'entité commerciale. En d'autres termes, une fois que la société est officiellement créée et que son existence est établie, l'immatriculation au RCCM doit être réalisée dans un délai d'un mois à compter de cette création.
Qu’est-ce que la déclaration fiscale d’existence ?
La déclaration fiscale d'existence (DFE), également connue sous le nom d'Immatriculation au fichier d'identification des contribuables, est une formalité administrative essentielle lorsqu'une personne physique ou morale souhaite débuter une activité commerciale ou professionnelle. Elle intervient à la suite de l’immatriculation au registre du commerce pour les commerçants.
Comment se fait une déclaration fiscale d’existence ?
Lors du dépôt des dossiers auprès de l'administration fiscale, le demandeur doit remplir une fiche de déclaration fiscale. Cette fiche permet de fournir toutes les informations nécessaires concernant l'existence de l'activité, telles que le nom de l'entreprise, son adresse, son statut juridique, et autres détails pertinents. Le demandeur reçoit ensuite un exemplaire de cette fiche dûment remplie, attestant ainsi de la déclaration de son activité auprès des autorités fiscales. Cette déclaration fiscale d'existence est cruciale pour que l'entreprise soit enregistrée dans le fichier d'identification des contribuables, ce qui lui permettra de se conformer aux obligations fiscales en vigueur tout au long de son existence et d’obtenir un numéro de compte contribuable.
Comment gérer les changements importants survenant en cours d'exercice de son activité commerciale ?
En cas de changements importants en cours d'exercice de son activité commerciale, il est essentiel de prendre les mesures nécessaires pour mettre à jour les informations auprès des administrations compétentes.
- Notification au Registre de Commerce : Si les changements concernent la structure juridique de l’entreprise, tels que la modification des statuts, des actionnaires ou des dirigeants, le Registre de Commerce et du Crédit Mobilier (RCCM) doit être modifié en conséquence.
- Déclaration fiscale d'existence mise à jour : Si les changements concernent les informations fiscales, telles que les changements d'adresse, de forme juridique, de régime fiscal, etc., la déclaration fiscale d'existence doit être mise à jour auprès de l'administration fiscale.
Que faire en cas de cessation d’activités ?
Lorsque vous cessez les activités de votre entreprise, quelle qu'en soit la raison, vous avez des obligations juridiques et fiscales.
- Radiation du RCCM : En cas de cessation d'activités, la personne ou l'entité concernée doit demander la radiation du registre de commerce et du crédit mobilier (RCCM) dans un délai d'un mois. Pour les personnes physiques ayant la qualité de commerçant, la radiation peut également résulter du décès du commerçant, et dans ce cas, les héritiers ont trois mois pour demander la radiation ou la modification s'ils souhaitent continuer l'exploitation. En cas de dissolution d'une entreprise, c'est le liquidateur qui doit effectuer la demande de radiation dans les délais impartis. Si la radiation n'est pas effectuée dans les délais prescrits, le greffier peut saisir le tribunal compétent, et toute personne intéressée peut également saisir le tribunal pour demander la radiation de l'entreprise en question.
- Déclaration fiscale de cessation d’activité : En cas de cessation d'activités, il est impératif de procéder à la déclaration de cessation auprès de l'administration fiscale compétente. Cette déclaration fiscale de cessation permet d'informer les autorités fiscales que l'entreprise met fin à ses activités commerciales. En procédant à cette déclaration, l'entreprise clôture ses obligations fiscales et se met en règle vis-à-vis de l'administration fiscale.
